La Gestión Basada en la Actividad

La Gestión Basada en la Actividad

La Gestión basada en la Actividad (en inglés ABM por Activity-Based Management) se puede considerar como un sistema de administración empresarial cuya base es la planificación, mejora y control de los procesos de una entidad, englobando el conjunto de acciones a adoptar por su Dirección con objeto de elevar la eficacia, reducción de costes y mejorar el “uso” de sus activos. Sus beneficios financieros se pueden “medir” por la rebaja de costes, la elevación de los ingresos (por mejor empleo de los activos de la empresa) y los costes evitados (por elevación de la capacidad de los recursos existentes que elimina la necesidad de incorporar nuevos medios, personal e infraestructura).

Sus objetivos son el “alineamiento” de los procesos empresariales (de Gestión Operativa, de Gestión de Clientes, de Innovación y Reguladores y Sociales) de manera que se genere un mejor producto o servicio al cliente empleando sus recursos (físicos, humanos y financieros) de un modo más eficiente, bajo la premisa que la entidad puede lograr los mismos resultados con un menor coste total y la priorización del uso de dichos recursos en aquellos procesos que generan mayor valor hacia el cliente o pueden representar un mayor ahorro.

La Gestión Basada en la Actividad se encuentra directamente relacionada (o se apoya en su concepción) en los Costes basados en la Actividad (en inglés ABC, por Activity-Based Costing) como modelo analítico que relaciona y asigna los recursos (o necesidad de los mismos) económicos de la empresa (salarios, infraestructura materias, consumos, etc.) con los gastos de esos recursos económicos por parte de cada proceso desarrollado por la entidad (esta asignación de las partidas de gastos a los costes de cada proceso ofrece la fuerte relación existente entre la metodología ABC y el Cuadro de Mando Integral).

Las mejoras de la Gestión basada en las Actividades se desarrollan en tres pasos*:

  1. Desarrollar cada caso empresarial mediante la definición correcta del conjunto de procesos de la empresa contemplando tanto los operativos o directos como los de apoyo y su posterior “medición” financiera mediante la metodología de Costes basado en la Actividad de modo que se consiga una “representación” clara de los procesos y su operatividad y rendimiento así como su “peso” económico en la propia organización.
  1. Delimitar las acciones prioritarias. Tras el análisis inicial se desarrollan los programas de mejora en la dirección clara de los procesos que presentan un mayor potencial de ahorro en términos cuantitativos a la totalidad de la empresa. Esta fase prioriza el tiempo como “activo escaso” de modo que las líneas de actuación se centran en los procesos donde la oportunidad de conseguir una reducción de costes es mayor.
  1. “Seguir los beneficios” y mejorar continuamente. Tras la aplicación de las acciones definidas se produce una reestructuración o reingeniería de los procesos registrándose nuevas variables y datos que deben ser “reprocesados” en un nuevo análisis que debe actualizar el modelo ABC de modo que se logre comprobar si las mejoras operativas aplicadas han producido verdaderos beneficios y determinar en segundo plano una nueva lista de prioridades a contemplar.

Observación*. Tal y como se puede observar el modelo es bastante similar al desarrollo del PDCA “obligando” a la organización a un análisis de sus procesos, una valoración de los mismos, una determinación y planificación de actuaciones y a una medición y “reconfiguración” final para volver al principio.

En líneas generales la Gestión basada en la Actividad intenta:

  • Un uso más productivo de cada recurso. La determinación correcta de las actividades de la empresa así como sus procesos productivos son imprescindibles para evitar el “derroche” de los recursos o la “falta” de los mismos.
  • Alinear los procesos de la entidad en relación a su estrategia y objetivos En este punto el desarrollo de un Cuadro de Mando Integral ofrece una buena lectura de los diferentes tipos de procesos que se imponen en el trabajo desarrollado por la empresa así como una primera aproximación a sus diferentes relaciones. Se evita de este modo “conflictos” o “choques” entre diferentes opciones de mejora y se integra las opciones de la entidad con un recorrido de corto y largo plazo.
  • Ser un “herramienta” para la reingeniería de procesos. El mejor control de los procesos de la organización y sus respectivos costos ofrecen la “llave” para efectuar los cambios en el sistema de modo que se puedan reducir costes, optimizar los procesos de la entidad (reduciendo o eliminando aquellos que no aportan valor) y mejorar el servicio al cliente conllevando una elevación de la rentabilidad empresarial.

El desarrollo de la Gestión basada en la Actividad está íntimamente relacionado con la implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad en la medida que la determinación de los procesos y su gestión operativa así como los datos operativos pueden ser controlados y mejorados continuamente, sin embargo la visión del ABM otorga una profundidad mayor para la toma de decisiones de la Dirección al contemplar el conjunto de aspectos financieros (y su reparto de cargas) los cuales en muchas ocasiones quedan en segundo plano. Bajo este punto de vista los sistemas de calidad y la sistemática ABC se convierten en las “herramientas” de apoyo para el desarrollo de la metodología ABM en cualquier entidad.

La Gestión basada en la Actividad permite a la Dirección la identificación y cuantificación de las oportunidades de mejora de los procesos de la empresa a partir de la sistemática de costes asociados a los procesos correspondientes definiendo las líneas de “despliegue” de los activos de la organización con objeto de favorecer aquellas actividades que “devuelven” un mayor valor económico a la entidad y centrándose en la reducción del tiempo y recursos necesarios para desarrollar los procesos, la eliminación de aquellos que no añaden valor (especialmente para el cliente), reestructurando los procesos para su mayor eficiencia y la “reasignación” de los recursos de la empresa a través de las diferentes líneas de mejora que se desarrollan.

“Hay una regla para el empresario y es: hacer los productos con la mayor calidad posible, al menor coste y pagando unos sueldos lo más altos posibles.” Henry Ford empresario del sector del automóvil estadounidense.

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About the Author:

Daniel Blanco
En mi carrera profesional he colaborado, como asesor externo, en múltiples organizaciones con objeto de facilitar la implantación y mantenimiento de Sistemas de Gestión, principalmente calidad y medio ambiente bajo el marco de las Normas ISO 9001 e ISO 14001. El haber trabajado en diferentes tipos de empresas, tanto grandes como pymes, me ha ofrecido una visión global del funcionamiento interno de todo tipo de entidades, su organización y procesos internos así como la visión de los diferentes clientes de sus sistemas de gestión y lo que esperan de ellos. Creo que el trabajo de consultor debe efectuarse a la medida del cliente, dependiendo de sus recursos y adaptado a sus necesidades y que dicho trabajo debe efectuarse con seriedad, cercanía y poniendo en juego toda la experiencia acumulada. En los últimos años y como consecuencia de la innovación y entrada de nuevas especificaciones normativas tales como la ISO 50001 y el cálculo de la huella de carbono he integrado este tipo de consultoría entre mis servicios prestados a clientes. Soy de la opinión de que los sistemas de gestión son una herramienta muy poderosa para la optimización de los recursos de las empresas (independientemente de su tamaño) así como para su mejora progresiva año a año. La correcta definición (y revisión periódica) de los protocolos de trabajo y el correcto marcaje de valores de referencia controlados así como una correcta definición de mejoras y objetivos periódicos (siempre teniendo en cuenta los recursos disponibles) son vitales para el desarrollo de un buen servicio a los clientes y la permanencia de cualquier entidad en el mercado. El guiar a los clientes en estos aspectos de una manera clara y dentro de unos sistemas de gestión evaluados periódicamente y de comprobada eficacia, crea una riqueza innegable tanto para el asesor como para la entidad a la que apoya.

4 Comments

  1. Rafael Jorge Nicolás 14 mayo, 2015 at 9:12 am - Reply

    La preocupación empresarial de una mejor utilización de sus activos intangibles como lo es su personal,su capacidad y conocimiento de la empresa es cada dia de mayor preocupación. Considero que hay dos viejas herramientas de administración para solucionar procesos y procedimientos que permiten una mayor productividad y disminución de costes , en este sentido.Uno de ellos, es diagramar la actividad por medio del sistema de Camino Crítico y el otro, la elaboración de Manuales de Trabajos y procedimientos.Para evaluar permanentemente los resultados obtenidos, se puede utilizar el sistema de Debilidades y Fortalezas que nos permite corregir los procedimientos y lograr cada vez mayor productividad.

    • Daniel Blanco 14 mayo, 2015 at 1:23 pm - Reply

      Muchas gracias por el comentario Rafael.
      Estoy totalmente de acuerdo en las dos vías marcadas en tu aporte para el diseño correcto de sus procesos en la medida que los sistemas de gestión de calidad actuales promueven el diseño de los mismos y deben optimizar los recursos de la empresa sirviendo desde su control y mantenimiento para mejorar la eficacia de las actividades de la organización así como de todas sus áreas. Por otro lado la optimización abarca (o debería abarcar) el control de los “cuellos de botella” o las debilidades de las empresas de modo que se pueda actuar sobre ellas.

      Por otro lado y tal y como comento en el artículo la adopción del modelo de Cuadro de Mando Integral lo considero un “paso más allá” en los sistemas de calidad integrando variables que van algo más allá que los procesos internos y la visión del cliente y abarcando el control de los intangibles así como la línea financiera de la empresa integrada con el resto de “jugadores”.

      Muchas gracias por el comentario y recibe un cordial saludo.

  2. Alexis Oramas 16 mayo, 2015 at 1:45 pm - Reply

    Hola Daniel:

    Excelente tema, muy actual y difícil de implementar, debido a que son muchos los factores que influyen sobre él. Sin embargo, en la actualidad, con tantos países atravesando dificultades económicas, creo que la ABM es indispensable para la sobrevivencia y el crecimiento de los diversos Sistemas de Gestión de la Calidad, sean estos ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, etc.

    En este comentario quisiera enfocarme a un factor en particular: la formación del personal.

    Para alcanzar con éxito el producir o prestar un servicio de la mayor calidad posible, al menor costo y desperdicio de recursos posible, hay que saber cómo hacerlo, hace falta conocimiento y experticia, y ya que este tipo de conocimiento normalmente no se adquiere bajo el sistema formal de educación, debe adquirirse por medio de la formación.

    El problema es que no todo el mundo está claro en esto y, a menudo, se ve a la formación no como una inversión indispensable, sino como un gasto, el cual hay que recortar en tiempos de crisis. Es decir que los Costes basados en la Actividad son severamente mal interpretados y ejecutados, llevando esto inclusive, no sólo a la reducción substancial en la formación, sino hasta el abandono de la certificación del sistema de calidad.

    Un cordial saludo,

    Alexis Oramas

    • Daniel Blanco 18 mayo, 2015 at 11:27 am - Reply

      Muy buen aporte Alexis.
      Estoy de acuerdo contigo en que la formación y capacitación del personal es un requisito indispensable para el desempeño correcto del trabajo. En el desarrollo de mi trabajo como consultor tanto bajo la ISO 9001 como en el desarrollo de CMIs he intentado hacer ver este punto a muchos de los Directivos, dejando claro que es un requisito indispensable para la consecución de los objetivos que la empresa se propone.
      Lamentablemente tienes toda la razón y en muchas ocasiones se formación se ve como un coste por parte de los Directivos lo cual es un gran error.

      Un saludo y gracias por el comentario.

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